• 8+ years’ experience in office management, ideally in a fast-paced environment
• Experience using Google Suite applications (Drive, Mail, Docs, Sheets) and Microsoft Office Products required
• Capable of maintaining the security and confidentiality of files, passwords and information
• Excellent interpersonal and communication skills
• Good organizational skills, highly versatile and resourceful
• Average knowledge of social media (able to post content, answer comments, upload photos)
• Bilingual English/French – written and spoken
• Professionalism and respect of confidentiality is essential
• Attention to detail, ability to multi-task
• Previous medical secretary experience an asset but not required

WORK FROM HOME

RéseauPsy is an online network of psychologists offering timely private consultations in person or online in the Metropolitan region and all across the province of Québec. 

RéseauPsy has an immediate need for a professional office coordinator with the capacity to work remotely, with minimal supervision, as RéseauPsy builds toward automating its processes.  The ideal candidate will provide general administrative help where needed to ensure the clinic operates smoothly.  You will interact with therapists and patients on a daily basis, primarily via email, while undertaking the tasks as outlined below.  You have a pleasant demeanor, are sensitive to the nature of the type of psychology services offered and therefore can communicate in a calm, empathetic and timely manner.    Full training will be provided by senior management of RéseauPsy.  Kigi Agency will communicate with you periodically to ensure appropriate setup in this role.

WORK FROM HOME between 15 and 20 hours per week Monday to Friday between 9am and 6pm
Key Responsibilities

• Welcome clients and therapists in a timely manner having regard to the sensitive nature of their interaction with Réseau Psy thus requiring patience and politeness (i.e. provide standard information, answer basic questions, send and receive contracts, obtain signatures, conduct follow ups)
• Ensure complete and accurate completion of all intake paperwork
• Dispatch client requests to appropriate therapists
• Assist the accountant with minor duties (i.e. matching receipts to invoices, answering straightforward billing or invoicing questions from clients and therapists, follow up with suppliers)
• Manage the level of distribution of client requests among the various therapists, conduct appropriate file management and follow up communication to ensure files up to date and complete
• Email communication with clients, therapists and suppliers (i.e. basic customer service, provision of information or documentation via email)
• Occasional social media posts (i.e. posting information on Réseau Psy’s social media accounts – LinkedIn, Facebook, Twitter)
• Filing and organizing electronic documents (i.e. Dropbox, Google Drive, Email)
• Capable of undertaking other occasional administrative tasks (i.e. ordering supplies, sourcing suppliers, coordinating meetings, providing short reports on work)

 

RéseauPsy repose sur un projet simple: vous offrir une aide adaptée à votre demande lors de votre recherche de consultation en psychologie. En prenant le temps de vous écouter, un des membres de notre équipe vous orientera dans un court délai vers le spécialiste en santé mentale le plus adapté. Aussi, grâce à notre vaste réseau de psychologues travaillant en cabinet privé et dans nos bureaux, RéseauPsy s’engage à vous référer à un(e) psychologue se situant dans une zone géographique de votre choix de la région Métropolitaine (Île de Montréal, Rive-Sud et Rive Nord).

RéseauPsy travaille uniquement avec des professionnels de la santé mentale reconnus par l’Ordre des psychologues du Québec. Ainsi, que ce soit pour de la psychothérapie individuelle, de couple, de la pédopsychologie, de l’évaluation psychologique ou neuropsychologie de l’enfant, de l’adulte et de la personne agée, RéseauPsy s’assure de vous mettre en relation avec un professionnel en règle avec les normes de notre profession*.

*Bien que RéseauPsy s’assure des compétences de chacun des psychologues membres par un processus d’entrevue minutieux et que ces derniers soient en règle avec l’Ordre des psychologues du Québec, la responsabilité de la conduite et de l’issue de la psychothérapie demeure de la seule et unique responsabilité du psychologue. Chaque psychologue engage sa propre responsabilité professionnelle dans sa pratique et RéseauPsy ne peut être tenu responsable de la conduite professionnelle de ses membres, n’ayant aucun mandat de supervision ou de suivi des interventions cliniques. Toutefois, si vous notiez que la conduite de votre psychologue vous rend mal à l’aise, vous semble non-professionnelle, n’hésitez pas à nous en informer et à contacter le Bureau du syndic. Pour plus d’information, merci de visiter le site de l’Ordre des psychologues du Québec.